_____РЕЗУЛЬТАТ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ - РЕЗУЛЬТАТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ_____
Мы пишем письма, проводим планерки, совещания, встречи, ходим на переговоры, посещаем конференции, налаживаем нетворкинг… Но за что в конечном счете получаем деньги? За сильные решения. Встречи, письма, звонки и переговоры – это форма работы руководителя. Ее оболочка, внешняя сторона. Сама же суть вот в чем.
Руководитель собирает информацию о том, что происходит вокруг, накладывает ее на то, что он знает, и принимает на этой основе решение. Которое преобразуется в золото. В результат. Из того, что он знает, и того, что происходит вокруг, руководитель моделирует будущее, соответствующее его целям.
Он знает, куда хочет прийти, и старается представить, как добраться в нужное место быстро, надежно и недорого. Для этого ему нужно:
• собрать информацию;
• на ее основе смоделировать ситуацию;
• принять решение и проконтролировать выполнение;
• если нужно, внести коррективы.
_____РАЗНИЦА МЕЖДУ РУКОВОДИТЕЛЕМ И ИСПОЛНИТЕЛЕМ_____
Руководитель основное время уделяет сбору информации и размышлениям – моделированию, а потом претворяет решения в жизнь. А исполнитель занимается еще и непосредственным воплощением своих решений.
_____ОБЪЕМ РАБОЧЕЙ ПАМЯТИ И ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ. РАЗУМНОЕ ЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ_____
Посмотрите: чтобы создать в воображении сложную картину, нужно загрузить в рабочую память картинки, слова, звуки из внешнего мира и из долговременной памяти. И если рабочая память имеет у нас солидный объем, мы можем поместить в нее много компонентов за краткое время. Если средний – модель будущего пазла тоже будет средней, и времени потребуется больше.
Объем рабочей памяти влияет на способность конструировать мысленные модели. Он определяет скорость и качество принятого руководителем решения.
Соответственно, чем бережнее мы обращаемся с рабочей памятью, тем выше качество умственной работы, меньше расход времени и сил. Не будет ошибкой сравнить руководителя и шахматиста. Качество игры выше у того, кто посвящает партии всего себя, глубже погружается в размышления и лучше сосредоточивается.
_____ОТВЛЕЧЕНИЯ СПОСОБСТВУЮТ ЗАБЫВАНИЮ ТОГО, ЧТО НАХОДИТСЯ В РАБОЧЕЙ ПАМЯТИ В ДАННЫЙ МОМЕНТ_____
Ученые выяснили: если человека попросить прочитать и запомнить набор чисел (или не связанных между собой слов), а сразу после дать ему произвести несложное вычисление, то с высокой вероятностью то, что было прочитано до вычисления, забудется. Эта закономерность получила название «замещение следа памяти».
• Когда мы стараемся запомнить несколько слов (или цифр, или чего угодно), а потом отвлекаемся, их след в нашей памяти истаивает. Он как бы затирается новой информацией.
_____ОГРАНИЧЕНИЯ УМСТВЕННОЙ РАБОТЫ_____
Кратко подытожим, чем мы ограничены в умственной работе.
• От объема рабочей памяти зависит сложность мысленных моделей.
• Модель, которую мы с таким трудом создали в воображении, очень легко стереть, если что-то нас отвлекает.
• Скорость приема и передачи информации ограничена скоростью работы речевого центра. Иногда надо много прочитать, увидеть и услышать, чтобы создать модель нужного качества. Это не получается сделать быстро.
• На сладкое – самое неприятное. Мы общаемся, используя кратковременную память. Из-за того что скорость обработки речи невысока, очень много времени отдано общению.
В итоге, кратковременная память используется, когда мы:
• получаем информацию;
• передаем ее;
• размышляем.
На все это нужно время. Мир стал очень требовательным и конкурентным. Сейчас нужно много знать и много думать, чтобы принимать сильные решения, которые приведут к результату.
_____ТРАНС ПРИ ПЕРЕГРУЗКЕ РАБОЧЕЙ ПАМЯТИ_____
Для тех, кто знаком с эриксоновским гипнозом, это не открытие. Когда два человека одновременно говорят, жестикулируют и трогают руками третьего, тот почти всегда «зависает». Впадает в транс, из-за того что рабочая память перегружена входящими потоками и человеку просто «негде думать».
В эти моменты мы беззащитны, потому что сознанию не развернуться – рабочая память забита. А вот подсознание, наоборот, полностью открыто. И если попадется знающий человек, в такой момент он может легко сделать сильное внушение.
_____МЫ СТРЕМИМСЯ УЛУЧШИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ ИЛИ НЕ ДОПУСТИТЬ ЕЕ УХУДШЕНИЯ_____
Конкретные потребности формируются, исходя из двух вещей – знаний, которыми мы обладаем, и условий, в которых находимся. На стыке этих областей и рождается оформленное желание, главная цель которого – сделать нашу жизнь лучше или не допустить ее ухудшения.
_____РЕЖИМ ЭНЕРГОСБЕРЕЖЕНИЯ_____
Если по отношению к какой-то проблеме мы находимся в зоне комфорта, то не будем ее решать. Мозг не даст на нее энергии. Взгляд соскользнет с записи о ней в ежедневнике. Мы отвлечемся на менее сложное дело. И будем тянуть до последнего, когда промедление станет опаснее, чем активный расход сил и ресурсов.
Способ выключить режим энергосбережения - почувствовать опасность.
Основная часть проблем в нашей жизни и работе возникает из-за того, что многие дела не были начаты вовремя.
Под этим нужно понимать следующее: если бы все замыслы и проекты, идеи и задумки, которые мы уносим с семинаров, выписываем после прочтения книг или встреч с друзьями, запускались в работу в момент появления, а не тогда, когда они ОКАЗАЛИСЬ СРОЧНО НУЖНЫ, проблем было бы гораздо меньше.
_____В ЗОНЕ КОМФОРТА ОТКЛАДЫВАЕТСЯ СЛОЖНОЕ, РЕСУРСОЕМКОЕ, РАСПЛЫВЧАТО И НЕТОЧНО СФОРМУЛИРОВАННОЕ_____
Следствия режима энергосбережения
1. В зоне комфорта мы делаем то, что выглядит проще, а не то, что важнее. Советы «есть лягушек» по утрам бессмысленны, если неприятное дело не связано с опасностью, оно гарантировано будет отложено.
2. То, что сформулировано плохо, общим образом, будет воспринято как сложное с эффектом, аналогичным п.1.
3. Мы делаем то, что вызывает опасность сорвать сроки, а не то, что нужно, исходя из соображений развития.
_____ПСИХИКЕ СВОЙСТВЕННО СТРЕМЛЕНИЕ К СТАБИЛЬНОСТИ_____
Стремление к стабильности – еще одна особенность психики.
Есть много примеров, когда чей-то бурный рост сначала замедлялся, останавливался, а потом и вовсе переходил в спад. И неважно, в чем это выражалось: в скорости набора знаний, в работоспособности и стремлении брать на себя ответственность, в том, как расширялся бизнес, в развитии собственного художественного дарования или в желании завоевать признание и уважение.
_____СТАБИЛЬНОСТЬ - ПЛОХАЯ СТРАТЕГИЯ_____
Сегодня тот, кто не растет, умирает.
Можно сравнить «вчера» и «сегодня» с лестницей и эскалатором. Сейчас недостаточно просто шагать вперед. Нужно шагать быстрее, чем эскалатор едет вниз, и нельзя остановиться. Ведь рядом бегут более энергичные, более мотивированные, те, кто больше нуждается в зоне комфорта и хочет скорее в ней оказаться.
Сегодня то, что спасало человека тысячи лет, ему вредит. Стремление к стабильности гарантирует гибель. Сейчас невозможно перестать учиться, невозможно перестать увеличивать бизнес. Застой – это смерть.
_____ПРИОРИТЕТЫ РАССТАВЛЯЮТСЯ ИСХОДЯ ИЗ КОНТЕКСТА И СТРУКТУРЫ ПОТРЕБНОСТЕЙ_____
Каждый человек умеет расставлять приоритеты и на первое место всегда ставит то, что улучшит его жизнь или помешает ее ухудшению. Вот только конкретное действие или желание мы выбираем, исходя из тех уникальных знаний, что есть у каждого из нас, и той ситуации, в которой мы находимся. Стоит добавить, что под «уникальными знаниями» я понимаю еще и душевную организацию – то, что мы называем личностью.
Для предпринимателя выживание зависит от прибыли. Для некоторых сотрудников – от баланса «зарплата – усилия – стабильность рабочего места – комфорт в коллективе – признание заслуг». Что объясняет, почему денежный мотиватор работает только в самом начале. Многие сотрудники соглашаются на меньшую зарплату, если работа ближе к дому или их труд принимается с радостью. На каком-то этапе персонал перестает любить деньги и начинает больше заботиться о других сторонах в отношениях с работодателем.
_____ДВА ТИПА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: УДЕРЖАНИЯ И РАЗВИТИЯ_____
Теперь можно рассмотреть приоритеты руководителей и выделить два главных типа задач, которые перед ними стоят. А типы вот какие: задачи, что направлены на развитие, и те, что направлены на удержание уже завоеванных позиций.
К первым относится достижение еще не покоренных вершин:
• поиск новых клиентов;
• оптимизация производства;
• создание новых процессов;
• набор и обучение сотрудников и т. д.
Ко вторым – та деятельность, которая помогает не скатиться со старых показателей:
• работа с постоянными клиентами;
• поддержание уже сложившихся процессов;
• переобучение постоянных сотрудников;
• рутинные операции и т. д.
Задачи на развитие – те самые 20 % дел, которые дают 80 % результата. Та деятельность, которая действительно важна. Та, с которой все рекомендуют начинать рабочий день. Та, на которой нас учат делать упор.
Задачи на развитие требуют больше энергии, чем задачи на поддержание.
И тут как нельзя некстати выходит на сцену режим энергосбережения, который очень трепетно относится ко всему, что вызывает повышенный энергорасход.
Каждый из нас старается тратить как можно меньше энергии, если по отношению к конкретной задаче мы в зоне комфорта.
_____ОБОЙТИ РЕЖИМ ЭНЕРГОСБЕРЕЖЕНИЯ МОЖНО ЧЕТКОЙ, ПОНЯТНОЙ, КОНКРЕТНОЙ ФОРМУЛИРОВКОЙ ЗАДАЧ_____
Большинство из нас делают не то, что действительно важно, а то, что выглядит просто. А также то, что знакомо и легче всего сделать.
Мы все умеем расставлять приоритеты. Вот только задачи на выполнение выбираем не из соображений их действительной важности. Перед тем как начать моделировать задачу в рабочей памяти, подсознание произносит примерно следующее: «По этой задаче мы в опасности? Нет? Тогда переносим на завтра! Так, что тут у нас попроще?..»
Если стоит выбор между задачами, которые написаны на бумаге (или экране компьютера), то взгляд скользит от той, что выглядит сложно, и цепляется за ту, которая сформулирована бесспорно и конкретно.
Первой в работу идет самая очевидная задача, потому что ее моделирование проще.
Внимание! Мы будем делать не то, что проще по сути, а то, что проще выглядит. И в этом спасение! Все, что нужно, чтобы обойти ловушку экономии энергии, – составить списки дел так, чтобы они выглядели элементарно и очевидно. Чтобы любая задача, относится ли она к категории развития или самая что ни на есть рутинная, выглядела просто и конкретно.
_____ЭЛЕМЕНТАРНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПОМОГАЮТ ИЗБЕЖАТЬ ПРОКРАСТИНАЦИИ_____
При использовании элементарных действий у нас в принципе исчезает феномен откладывания задач. Теперь не важно, относятся ли они к группе развития или отвечают за успешное сохранение позиций – все они вовремя выполняются. Когда мы применяем технику элементарных действий, не остается ни одной действительной причины, чтобы что-то не делать.
_____НАИБОЛЕЕ ПРОДУКТИВНО - РАБОТАТЬ НЕМНОГО, НО ПОСТОЯННО. ПЕРЕГРУЗКИ ВЫЗЫВАЮТ ДОЛГОЕ ВОССТАНОВЛЕНИЕ_____
Мы можем и любим тяжело трудиться. Мы умеем и хорошо работаем на результат. Однако потом сталкивается с одним и тем же – организму нужно восстановиться. Ему нужно отдохнуть вдоволь.
У того, кто зависит от рабочего графика, особого выбора нет. Встаешь по будильнику и идешь на службу, где и отдыхаешь, изображая видимость бурной деятельности. У людей со свободным графиком все проще: после напряженных дней или ночей – никакой работы. Это не внутренний протест, а потребность восстановить запасы химических элементов, которые были израсходованы нашим телом во время напряженного труда. Она выражается в том, что у нас нет никакого желания, никаких душевных сил заниматься делом, посвящать себя работе.
Самое главное – работать немного, но постоянно, чтобы не загнать себя в состояние, которое обернется долгим восстановлением. Это очень важно – придерживаться комфортной зоны нормальной трудоспособности, которая не требует напряжения физических и душевных сил. Мы должны делать лишь чуть больше, чем немного. На длинных отрезках это «чуть» будет стоить успешного и систематического достижения цели.
Бессознательное не обладает взглядом в будущее. Оно мыслит критериями сегодняшнего дня. Для него не существует опасности, дыхание которой еще не ощущается затылком.
_____АССОЦИАТИВНОСТЬ ПАМЯТИ. ПРИ ОТСУТСТВИИ СПИСКА ЗАДАЧ ИХ ФОРМИРУЕТ ПАМЯТЬ И АССОЦИАЦИИ_____
Если вы пользуетесь интеллект-картами (или видели, как они выглядят), уловить эту идею очень просто. В центр мысленного взора я поместил центральный образ, а от него побежали веточки-ассоциации, каждая из которых, в свою очередь, стала ветвиться.
Так работает наша память. В ней данные соединены иногда очень причудливо и порой совсем неочевидным образом. Упоминание об одной идее, предмете, человеке или задаче вызывает целую паутину ассоциаций-воспоминаний, связанных по смыслу.
Отсюда легко понять, как мы выбираем задачи, которые нужно сделать. Как мы определяем, чем заняться, когда приходим в офис или садимся дома за работу? Если у нас есть списки дел, конечно, они задают канву размышлений. Если списков нет или они не всеохватны (то есть не включают в себя ВСЮ нашу жизнь), очередь задач формирует память.
_____ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ НУЖЕН АЛГОРИТМ_____
Когда нужно определить последовательность задач, творческое мышление должно уступить место аналитике и простому перечислению. Для качественной работы важно определить правильный порядок дел и следовать ему: решать задачи на развитие, затем важные текущие, потом все остальные.
Когда нет стройной системы, в которой записано вообще все, что происходит в жизни, – задачи, которыми нужно заняться, практически невозможно ранжировать. Практически невозможно каждый день легко выделять те, что дадут наибольшую отдачу. Это просто неочевидно.
_____ЦЕПЬ АССОЦИАЦИЙ МОЖЕТ НАДОЛГО ОТВЛЕЧЬ ОТ НУЖНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ_____
Погрузившись в цепь посторонних размышлений, застрять в ней можно надолго. Пустой кулер приводит к завхозу, тот может задать вопрос о зарплате, что вызовет целую цепь новых мыслей и воспоминаний – и прощай наша лестница роста.
Во-вторых, стоит поговорить о том, почему отвлечения вредны и расточительны (как в прямом, так и в переносном смысле). В прямом, потому что мы устаем больше, когда постоянно отвлекаемся и мечемся между несколькими делами. В переносном, потому что такое поведение дает только одно – упущенную прибыль. Время идет, а важные дела до сих пор не сделаны и результат пока нулевой.
_____ДЛЯ ПОЛНОЙ АКТИВАЦИИ НЕЙРОСЕТЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НУЖНО 5-15 МИНУТ_____
Для полноценного погружения в проблему требуется от 5 до 15 минут. За такой срок в кратковременной памяти разворачивается модель, с которой нужно работать. Подобный период требуется, чтобы импульс, попавший нам в сознание, возбудил соответствующие ассоциативные связи. За это время, как гирлянды, зажигаются нейронные сети активного мышления.
_____ПРАЙМИНГ_____
_____ВРЕД ПЕРЕКЛЮЧЕНИЙ_____
Влияние прайминга вот в чем: попав в кратковременную память, информация возбуждает ассоциативные связи. Импульс, который мы получили, зажег в долговременной памяти сеть мыслей и воспоминаний. Нюанс в том, что она разгорается постепенно. И на полную ее активацию уходят те самые 5–15 минут, которые нужны для погружения в проблему.
Активация и поддержание этой сети требуют энергии.
Теперь представьте: мы напряженно размышляли над открытием филиала или готовились к выступлению, продумывали презентацию. Нужная картина почти сложилась, как вдруг что-то нас прерывает.
Это может быть телефонный звонок или сообщение в Skype. Всплывающее уведомление о новом письме или сотрудник, который постучал в кабинет. Если срочно не вернуться к тому, о чем мы так напряженно думали, тщательно созданный образ затухнет. Нет модели – нет результата. На что было потрачено время?
Звонок по телефону, на который мы ответили, отправляет в наше воображение новый импульс, который вызывает другие ассоциации. И теперь мозгу нужно выполнить два дела: погасить старые сети и активировать новые. На что тоже требуются энергия и время.
Неприятная новость еще и в том, что во время, когда старые сети не погасли, а новые еще неактивны, мы неспособны к качественному мышлению.
Представьте, что мозгу приходится постоянно зажигать и гасить разные цепи, когда мы переключаемся между разными задачами. Каждой мы уделяем 5–10 минут, после чего перескакиваем на другую. Очевидно, что в таком режиме мы не сможем толком осмыслить ни одно дело, да еще потратим прорву сил на переключения.
_____ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ДЛЯ АКТИВАЦИИ НУЖНЫХ НЕЙРОСЕТЕЙ_____
Когда мы понимаем, как действует эффект предшествования, как он нас преднастраивает, рекомендации визуализировать предмет стремления уже не кажутся столь маловажными.
Разложите напоминания о своей цели на видных местах. Поставьте ее изображение на заставку мобильного и компьютера, подберите соответствующий скринсейвер. Каждый раз, когда мы будем видеть это, мозг станет настраиваться на мысли, которые касаются цели.
Любая информация, которую мы видим, слышим, читаем или даже обоняем и осязаем, вызывает ассоциации. Как доказали ученые, это происходит помимо нашей воли и сознания.
Пора сказать о том, как можно улучшить свою жизнь, если знать, как работает прайминг.
Если он воздействует негативно, то почему сознательно не использовать его позитивно? Все на поверхности. Эффект предшествования работает помимо нашей воли. Следовательно, если мы окружим себя рисунками, мелодиями, словами, людьми, текстами, книгами, сайтами, которые несут положительный смысл и эмоции, прайминг проявит себя нам во благо.
_____МЕТОДИКА ЭФФЕКТИВНОГО ЗАПОМИНАНИЯ ИНФОРМАЦИИ_____
Чтобы слово, понятие или движение запомнилось надолго (попало в долговременную память), важно идти одним и тем же путем:
• несколько раз повторить, чтобы из кратковременной памяти оно попало в долговременную;
• в течение 4 дней периодически освежать в памяти, чтобы закрепить связи;
• раз в неделю возвращаться к тому, что мы запомнили, чтобы оставить в памяти надолго.
Резюмируем.
• У нас нет шанса что-то прочно запомнить, если не пройти путь: 40 раз – 4 дня – 1 неделя (даже в его короткой вариации). Исключение одно – сильнейшие эмоции, настоящее потрясение. Но нужно ли устраивать себе стресс каждый раз, когда стараешься что-то выучить?
• Вспоминание происходит по ассоциациям. Мы не можем произвольно вспомнить любую задачу или мысль. Мы должны «прийти» к ней по ассоциативным связям, как-то навести свое мышление. Это можно сделать, погрузившись в размышления на тему или «зацепившись» за внешний стимул.
_____ПОДМЕНА ЖИЗНИ ИНДИВИДУУМА_____
Подмена жизни индивидуума – термин, который еще в фашистской Германии применяли мастера пропаганды. Он означает, что в жизнь человека входят интересы и проблемы, которые никак не касаются его лично и не отражаются на его жизни. Никак ее не улучшают, не ухудшают. Они вне локуса контроля, но эмоционально притягательны, внедряются постоянно и в большом количестве. Задача этой стратегии – сделать так, чтобы люди думали о том, что им говорят, а не о том, что реально на них влияет. В результате человек начинает жить виртуальной жизнью, переживает и обдумывает то, что никак не улучшает его существование, никак не влияет на способность больше зарабатывать, быть умнее, защищеннее, приспособленнее.
Подмена жизни индивидуума – отличный способ для манипуляции. Без насилия, ненавязчиво, подспудно в наш разум проникают понятия, которые становятся для нас важными. И мы начинаем переживать, обдумывать, волноваться по этому поводу. День имеет начало и конец. Силы человека не безграничны. Подмена жизни индивидуума приводит к тому, что большую часть энергии и времени мозг тратит на то, что никак не влияет на способность к выживанию.
Вместо того чтобы развиваться, совершенствовать свой профессионализм и специализацию. Вместо того чтобы получать всё новые эмоции от собственной жизни, уделяя время себе и близким. Вместо того чтобы заниматься самопознанием. Вместо всего этого мы начинаем думать о том, что, по идее, никак не должно нас волновать. Потому что никак не влияет на нашу собственную жизнь. Никак!
Рост и развитие личности возможны только благодаря новым знаниям. Чем больше мы узнаем, тем лучше представляем подлинную картину мира. Тем большее влияние можем на него оказывать. Тем выше отдача, которую мы получаем. Тем выше способность к выживанию.
_____ПОЛЕЗНО ТРАТИТЬ ВРЕМЯ И ЭНЕРГИЮ НА ТО, ЧТО УЛУЧШАЕТ ТВОЮ ЖИЗНЬ_____
Как мало отделяет пассивную жизнь от момента, за которым качественный прорыв! Всего-то одна нить, одна черта, один водораздел – то, на что мы направляем мысли в свободное время. Развлекаемся ли мы, обдумываем ли то, что не влияет на нашу жизнь, или размышляем над тем, что имеет подлинную ценность?
_____ТЕХНИКА СНЯТИЯ СОСТОЯНИЯ ПРОКРАСТИНАЦИИ_____
Техника действительно работает и помогает не прокрастинировать.
10 минут ничего не делайте, ничего не читайте, никуда не смотрите, ни с кем не говорите.
Сядьте на стул и просто сидите. Ничего не нужно делать, никаких упражнений, никакого контроля. Пусть мысли потекут свободно.
Наше желание жить направит прожектор внимания на важные вещи, вы их заметите. Прочувствуете разницу задач, увидите, какие требуют первоочередного внимания, какие – нет. Ощутите их тяжесть, захотите встать и приняться за работу. Подождите! Не торопитесь. Пусть мысли текут своим чередом, не направляйте их, не старайтесь управлять потоком. Пусть перед вами развернутся связи как задачи, влияющие на вашу жизнь. Картина, в которой отразится будущее, не заставит себя ждать. Мозг покажет вам, какой работой стоит заняться, а какую можно отложить. Как только это произойдет, вы увидите, глубоко ощутите, от каких задач исходит опасность, если за них не приняться.
Как только вы поймете и прочувствуете, что несет опасность, а что нет, – расставятся приоритеты, и прокрастинация станет невозможна. Вы автоматически приметесь за работу, потому что если продолжите медлить, то ощутите себя плохо.
_____РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ СОТРУДНИКА ЗАВИСИТ ОТ КАЧЕСТВА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ_____
_____ПРОДУКТЫ GTD-СИСТЕМЫ_____
Наша система производит два продукта:
1) действие (главный продукт);
2) удобный архив.
Из любой информации, которая поступает в систему (и которая не отброшена, как ненужный мусор), механизм старается извлечь действие, а если его нет – сохранить важные данные в архиве.
_____5 СТАДИЙ GTD-СИСТЕМЫ_____
Роль каждой из пяти стадий.
1. Накопление (Collect) – информация собирается в накопителях.
2. Процесс (Process) – происходит анализ с помощью алгоритма.
3. Организация (Organize) – создаются и обновляются списки дел и/или архивы.
4. Обзор (Review) – планируются грядущие действия.
5. Действие (Doing) – действия совершаются.
_____НАКОПИТЕЛИ. КАК С НИМИ РАБОТАТЬ_____
Накопитель – это любой инструмент, который может хранить в себе информацию до тех пор, пока мы не решим, что готовы к ней обратиться.
Его назначение – дать нам спокойно концентрироваться на одной задаче, отдавать ей максимум внимания и ресурсов, выполнять предельно ее качественно. Накопитель нужен, чтобы защитить от разрушения мысленные модели, которые мы с таким трудом построили.
Вы можете использовать как Накопитель что угодно, если будете следовать главному принципу – не смотреть в него, пока не готовы. А мы не готовы, пока чем-то заняты.
Задача Накопителя в том, чтобы отгородить наше сознание и предоставить ему время и возможность заниматься действительно важной работой, а не реагировать на раздражители. Для этого есть несколько правил, без которых все инструменты, в которых мы сконцентрируем информационные потоки, окажутся мертвыми.
1. Вся информация, которая приходит к нам, поступает в Накопители.
2. Мы не смотрим в Накопители до тех пор, пока чем-то заняты.
3. Если мы что-то достали из Накопителя, то положить обратно не имеем права.
Первое, что нужно сделать для внедрения GTD, – сконцентрировать информационные потоки и направить их в Накопители. Затем создать железное правило: как электронные письма попадают в папку «Входящие», так новые бумаги – в один и только один лоток бумаг, новые файлы – в одну и только одну папку, заметки – в один и только один блокнот.
Поэтому мы стараемся вообще не смотреть, какие во входящем лотке появились бумаги, не открываем электронную почту, поворачиваем телефон дисплеем на стол, чтобы не видеть оповещений. Можно назвать это правилом «Занят – не смотри».
Правило «Тронул – ходи»
Последнее, о чем важно помнить при работе с Накопителями, – мы не имеем права вернуть в них то, что уже взяли. Помните пример с электронной почтой, который мы только что рассмотрели? Он именно об этом. Если мы взяли что-то из Накопителя, то обязаны запустить дальнейший процесс: «прогнать» по Алгоритму, если возможно, сделать прямо сейчас, если нет – записать элементарное действие в таск-менеджер, при необходимости сохранить файл в архиве.
_____ЛОТОК ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ_____
Накопителем всегда служит верхний лоток. Средний предназначен для бумаг, с которыми приходится часто работать. Нижний – для документов, которые нужно отнести (мы складываем в него определенные бумаги, чтобы каждый раз не бегать, а передать все скопом).
Пожалуйста, привыкните класть новые бумаги (или предметы) в одно место – в верхний лоток.
_____НАКОПИТЕЛЬ ДЛЯ ФАЙЛОВ_____
Создаем Накопитель для файлов.
Создайте папку «Inbox» в компьютере и сложите туда все файлы, которые разбросаны по системе.
У многих из нас рабочий стол компьютера является зеркальным отражением обычного стола. На нем куча файлов, папок, ярлыков, которые лежат без всякой системы. Давайте сложим все в одно место.
_____EVERNOTE_____
Если в электронной почте у вас есть отдельная папка под рассылки, их можно тоже сложить в Evernote (достаточно переслать на специальный электронный адрес, который легко найти в настройках программы).
Если есть заметки, которые разбросаны на разных листах, – сфотографируйте их на телефон и опять же отправьте в Evernote. Конечно, для этого на смартфоне должно быть установлено соответствующее приложение.
_____СБОР ВХОДЯЩИХ В INBOX ТАКС-МЕНЕДЖЕРА_____
Выпишите в «Inbox» (если у программы русский интерфейс, во «Входящие») все, что считаете нужным сделать.
Выписывайте все, что носите в голове, что записано на листочках и в ежедневниках. Если вы пользовались таск-менеджерами раньше, перенесите из них задачи в «Inbox». Не делите их на важные или неважные, на служебные и личные – каждая из них заслуживает того, чтобы мы переместили ее в Накопитель.
Пройдитесь мысленным взором по кабинету, квартире, убедитесь, что не забыли ни одной мелочи, записали абсолютно все, что нужно сделать. Мы должны быть убеждены, что вспомнили все.
После того как содержимое Накопителей будет проанализировано, упоминание о том, что надо сделать в связи с каким-то документом или письмом, станет храниться не в голове (и донимать нас тревогой). Оно попадет во внешнюю память – таск-менеджер – в форме элементарных действий. Для того чтобы это произошло, нужно освободить собственную память, «выгрузив» из нее все во «Входящие» («Inbox») в таск-менеджере. Под словом «все» понимается «абсолютно все, что я помнил, все, что нужно было не забыть, сделать, что казалось интересным, относилось к мечтам или идеям». Убедитесь, что в «Inbox» записано вообще все, что требует внимания.
_____ИДЕИ НУЖНО СРАЗУ ОТПРАВЛЯТЬ В НАКОПИТЕЛИ, ИНАЧЕ МОЖНО ЗАБЫТЬ_____
Идея, которая из-за лени или неправильного навыка работы с информацией оказалась забыта, – потенциал, который мы растратили. Мы могли сделать чудесное открытие, родить интересную мысль для произведения, идею для создания нового бизнеса. Мы могли ощутить воодушевление, когда пришло озарение, и совершенно расточительно к нему отнестись – забыть. Почему? Потому что не отправили в Накопитель, как только оно к нам поступило.
Накопитель служит для фиксации мыслей, идей, поручений – всего, что кажется ценным. Ключевое слово – «кажется». Во время анализа мы успеем понять, пойдет ли идея в работу или мы ее выбросим. Однако из памяти ее необходимо выгрузить в тот самый миг, как она появилась перед мысленным взором.
_____ПЕРЕСТАТЬ ЗАПОМИНАТЬ ВХОДЯЩИЕ, ПРИВЫКНУТЬ ЗАПИСЫВАТЬ_____
Однако есть кое-что еще. Один навык, который нам предстоит усвоить, несмотря на абсолютную простоту вызовет больше всего затруднений. К сожалению, это происходит потому, что он должен заместить предыдущий, неправильный навык. Я говорю о том, что надо правильно пользоваться памятью. Обычно мы носим в голове массу ненужного. Теперь надо привыкнуть все записывать.
Нам надо пройти именно этот путь – заучить Алгоритм и превратить его в навык, чтобы извлекать элементарные действия в любом настроении, состоянии и расположении духа.
После внедрения навыков в течение 4 дней наблюдайте за собой. Если вопрос «что бы сделать?» задается памяти, а не таск-менеджеру, немедленно выпишите все, что попало в память, в «Inbox». Затем проведите анализ по Алгоритму.
_____АЛГОРИТМ GTD_____
Алгоритм состоит из 4 частей.
Первая – погружение в анализ, отсев мусора, выявление действия.
Вторая – создание элементарного и определение вовлекающего действия. Третья – его немедленное исполнение.
Четвертая – запись в таск-менеджер с присвоением меток.
_____КРИТЕРИИ ХОРОШЕГО АРХИВА_____
Хороший Архив должен соответствовать следующим критериям:
• быстрое сохранение;
• быстрый доступ;
• надежность.
_____АРХИВ НА КОМПЬЮТЕРЕ_____
Первым делом нужно отказаться от традиционного понимания слова «архив». В нашем случае то, как он выглядит, вообще не важно. Существенны три критерия: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Последняя достигается синхронизацией с облаком (для удобства и резервного копирования). Это подойдет тем, кто устал от флешки и хочет, чтобы на нескольких компьютерах были одинаковые файлы.
Теперь правило, о котором я обещал рассказать. Для наступления светлого будущего в отдельно взятом компьютере нужно удивительно мало:
• хранить все файлы в одной папке и
• называть их как можно более подробно.
_____ХРАНИТЬ РАБОЧИЕ ФАЙЛЫ В ОДНОЙ ОБЩЕЙ ПАПКЕ_____
Вы можете подумать, что под первой рекомендацией я подразумеваю, что надо свалить все в одну кучу. Что ваш нынешний архив, в котором есть стройная система папок, нужно разрушить и все переложить в одну папку, где не будет никакой системы. Конечно, нет.
Мы должны хранить файлы, с которыми работаем, в одной ОБЩЕЙ папке. В том смысле, что у нас не должно быть нескольких, разбросанных по компьютеру, в которых лежат куски работы. В одной – чертежи, в другой – договоры, в третьей – личные данные сотрудников и т. д. Все должно быть в одной папке.
_____ПРИМЕР ИНФОРМАТИВНОГО НАЗВАНИЯ ФАЙЛА ДЛЯ ПОИСКА_____
Название «Договор на поставку преобразователей частоты с компрессорным заводом» содержит аж 4 ключа:
1. Тип документа – договор.
2. Тип договора – договор поставки.
3. Предмет документа – преобразователи частоты.
4. Сторона договора – компрессорный завод.
Это 4 ассоциации, по которым его можно найти в мгновение ока. Лично мне такого обычно мало. К названию договоров желательно прибавить дату, а при широком штате – и имя ответственного сотрудника.
_____ПАПКА TEMP_____
Иногда полезно завести папку для всякого барахла, нужного всего 1–2 раза, сохранять в Архив которое нет никакого смысла.
У меня она называется ТЕМР и лежит на рабочем столе.
_____ЭЛЕМЕНТАРНОЕ ДЕЙСТВИЕ_____
«Какое именно действие необходимо сделать в связи с тем, что мы анализируем?»
Элементарное действие – действие, которое не требует размышления для выполнения.
Для каждого из нас такие действия будут отличаться. Все зависит от компетенции и опыта. Для кого-то задача установить принтер будет простой, для кого-то – весьма серьезной, требующей вызова айтишника. Как несложно увидеть, элементарно для нас то, что мы много раз повторяли, в чем мы специалисты.
_____ПРАВИЛА ДЛЯ ФОРМУЛИРОВОК ЭЛЕМЕНТАРНЫХ ДЕЙСТВИЙ_____
В поисках идеальных формулировок задач, которые отправятся в таск-менеджер, стоит опираться на несколько правил:
• чем больше вы заняты, тем тщательнее нужно дробить задачи, и наоборот;
• чем больше ваш опыт работы с задачами, тем легче подобрать соответствующую «дозировку»;
• если задача долго «висит», нужно проверить, действительно ли она записана в форме элементарных действий.
_____С ЧЕГО Я НАЧНУ? ВОВЛЕКАЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ_____
С чего я начну?
Это следующий вопрос, который мы себе задаем. Что нужно писать в таск-менеджер, когда в голове всплывает несколько элементарных действий? То действие, начать с которого кажется разумным. Вовлекающее!
Вовлекающее действие – это элементарное действие, с которого запускается процесс.
Вопрос «с чего я начну?» определяет вовлекающее действие. С его помощью из целого ряда действий мы выбираем то, с которого запустим процесс. В очередной раз обращаю внимание: мы не должны найти стопроцентно правильное действие (по логике или хронологии). Мы должны найти то, с которого можно начать процесс.
_____ЛУЧШЕ НАЧАТЬ С МИНИМАЛЬНЫМ ПЛАНОМ И ПОТОМ ЕГО УТОЧНЯТЬ, ЧЕМ НИЧЕГО НЕ ДЕЛАТЬ_____
Если план постоянно не уточнять, какой бы он ни был безупречный, скорость изменений жизни сделает его малоактуальным. Конечно, в первую очередь это относится к планам на длительный срок.
_____ПРАВИЛО ДВУХ МИНУТ_____
Правило двух минут позволяет выполнить всю «мелочь», не сходя с места. Как только вы обратите внимание на эту часть алгоритма, то удивитесь, сколько работы можно сделать, как только вы ее получили. Это очень сильно поднимет общую скорость деятельности и продуктивность.
После того как стало ясно, что справиться с задачей в течение двух минут (или другого удобного вам интервала времени) не получится, мы спрашиваем себя: «Когда ее нужно решить?» и назначаем соответствующую дату в таск-менеджере.
_____ДАТА НАЧАЛА ЗАДАЧИ_____
Чтобы установить задачу на какую-то конкретную дату, в каждом таск-менеджере есть нужная функция. Часто она так и называется – «Время начала». Иногда программа позволяет назначить и время предполагаемого завершения, то есть дедлайн, но мы этим полем пользоваться не будем. Причина проста: завершение задачи почти всегда очень близко к ее началу. Элементарное действие на то и элементарное, что не требует особого времени.
_____ДЕЛЕГИРОВАНИЕ И ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ ЗАДАЧИ_____
Делегирование задачи – единственное исключение, когда использовать дедлайн не только можно, но и нужно. Более того, абсолютно необходимо. Если вы назначаете задачи подчиненным, они должны быть в курсе, когда требуется предоставить работу. Само собой, им надо понимать, чем чреват срыв сроков, и ощущать дедлайн, который вы поставили как реальный. Тогда задачи будут выполняться вовремя.
_____ПРОЕКТ_____
По нашей терминологии проект – это несколько действий, которые относятся к общей цели.
Проекты (а также контексты, цели и теги) – всего лишь еще один вид меток, которые связывают задачи. В нашем случае проект – метка, объединяющая задачи, направленные на достижение его цели.
В проекты отправляются задачи, имеющие к нему прямое отношение. Например, чтение книги «АНТИтайм-менеджмент» связано с проектом «Саморазвитие». Возможно, мы не поставим дату начала решения этой задачи, однако после анализа обязаны убрать ее из «Входящих». Следовательно, ее место в каком-то проекте.
_____ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ОБЗОР_____
Процедура еженедельного обзора помогает выявить все задачи, которые находятся внутри проектов, даже не имеющие даты. А вот те, что лежат без проектов, могут остаться без внимания. В конце концов, у задач, которые не включены в проект, возможно, нет не только даты, но и цели. А если они не имеют цели, зачем им тогда вообще быть в вашем таск-менеджере?
_____ОПТИМАЛЬНОЕ ЧИСЛО ПРОЕКТОВ_____
Возможно, вы уже знакомы с GTD. В любом случае, скорее всего, у вас будет соблазн создать около 10, а то и больше проектов. Пожалуйста, не делайте этого.
Если подходить формально, то проектом можно считать все, что содержит больше 1 действия. Однако заводить его каждый раз, когда нам требуется создать 2 задачи, объединенные общей целью, неудобно. Для этого понадобится неограниченный уровень вложенности, который приведет к замкнутому кругу – мы запутаемся, куда отнести проекты нижних уровней, к каким родительским проектам.
Поэтому я прошу вас ограничиться 5–7 проектами. Постарайтесь оценить свою жизнь так, чтобы она была разбита на 5–7 сегментов, и заведите под каждый из них соответствующий проект. Тогда задачи, которые касаются создания программы тренировок, смогут быть в проекте «Саморазвитие», а те, что связаны с арендой нового офиса, будут относиться к основному бизнес-проекту. Задачи, имеющие отношение к детям, окажутся подчинены проекту «Семья» и т. д.
_____КОНТЕКСТЫ_____
Пока электронные системы управления задачами не стали популярны, пользоваться контекстами было удобно. Фактически в бумажной версии существовали два типа списков – по проектам и по контекстам. Сейчас ситуация изменилась, и мы ориентируемся на списки, организованные по времени начала дела. Таск-менеджер сам сортирует дела, отправляя в категорию «На сегодня» (или «Today») задачи с соответствующей датой. Более того, когда мы настраиваем оповещение, смотреть в компьютер или смартфон вообще не обязательно. Прозвенит сигнал, и таск-менеджер просто покажет, за что пора приниматься.
В последнее время получает популярность функция привязки задачи по GPS, что фантастически удобно. Представьте: вы собираетесь купить продукты, настраиваете оповещение на определенные координаты, и напоминалка звонит, когда вы подъезжаете к повороту на супермаркет! Вы вспоминаете, что вам нужно в магазин, и не проезжаете его.
Сейчас контексты малоприменимы. В самом деле, раньше был резон объединять задачи в списки по месту, в котором они могли быть сделаны. Когда-то компьютеры стояли только на работе. И только там был скоростной Интернет. Теперь у нас везде и то, и другое. Множество людей не выходят из дома без ноутбука или планшета. Работа там, где мы, а мы – где работа. Сортировать задачи по месту исполнения уже неактуально.
Если мы решили отправить в отставку контексты по месту, то какие могут остаться? Прежде всего по типу действия. Например, только звонки или только письма.
_____СОРТИРОВКА ЗАДАЧ ПО ВРЕМЕНИ ВЫПОЛНЕНИЯ_____
Когда дел очень много, полезно разделить их на те, что можно сделать за 1–5 минут, на те, что уложатся в 5–20 минут, и на те, что потребуют 20 минут и больше. Очень выручает, если через 10 минут нужно уходить, – смотришь в таск-менеджер, выбираешь контекст «1–5 минут», и вуаля – пару задач обычно удается «расстрелять».
Сейчас эта функция не настолько необходима, так что вряд ли ею придется воспользоваться. Конечно, нам иногда приятно, что задачи разделены по самым разным категориям, но есть ли смысл, если в сам контекст мы заглядываем раз в 2 месяца?
Подумайте, что может быть полезно, исходя из вашей специфики и работы, сделайте 1–2 контекста и попробуйте их применить. Если «не пойдет», не переживайте, а радуйтесь – значит, работы еще не настолько много, чтобы понадобились дополнительные приемы, такие как контексты.
_____МЕТКА "ПРИОРИТЕТ"_____
Функцией приоритетов можно пользоваться, только если среди всех задач есть одна и только одна суперважная.
_____ТЕХНОЛОГИЯ ОЧИСТКИ НАКОПИТЕЛЕЙ_____
1. Выберите и установите таск-менеджер, которым будете пользоваться (список тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним см. в Приложении).
2. Распечатайте Алгоритм[10] и положите так, чтобы он был перед глазами.
3. Выберите Накопитель, который вы хотите очистить первым, по одной штуке извлекайте из него то, что будете анализировать, и проводите анализ по Алгоритму.
4. Заносите элементарные действия в таск-менеджер.
5. Очистите так все Накопители.
_____ЕЖЕДНЕВНЫЙ ОБЗОР_____
Цель ежедневного обзора – максимально результативно распределить силы. Процедура его проста:
1) открыть список дел на сегодня;
2) просто прочитать задачи;
3) отложить на завтра (или другую дату) те, которые возможно.
После этого в списке дел на сегодня образуется «несгораемый остаток»: задачи, которые никак нельзя отложить. Те, которые нужно сделать именно сегодня, и только они.
_____ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ ОБЗОР_____
Во-первых, еженедельный обзор дает чувство контроля над жизнью. Мы ощущаем, что происходит, видим изменения, планируем их, смотрим, как планы совпадают с реальностью, и постоянно корректируем движение к целям. Во-вторых, это дает дополнительную степень душевного комфорта, от которого сложно отказаться. В-третьих, когда еженедельный обзор оказывается забыт, возникает чувство замешательства. Если его не провести, то сложно работать – смотришь в списки задач и не понимаешь, к чему они? Ведут ли они к цели или попали сюда случайно? Почему я должен делать именно это? В чем смысл таких действий?
Неделя – оптимальный период для еженедельного обзора, который по сути – инструмент тактического планирования.
_____СВЕРКА ЭЛЕМЕНТАРНЫХ ДЕЙСТВИЙ С КАРТОЙ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ_____
Во время еженедельного обзора мы совершаем процедуру, которая называется сверкой элементарных действий с интеллект-картой для еженедельного планирования. Такая интеллект-карта составляется на основе зон, определяемых как составные части жизни, а также направлений, на которые делятся зоны.
По каждому направлению должна быть установлена одна и только одна Промежуточная цель. Это делается из простого расчета – мы спрашиваем себя, чего должны достичь, чтобы как можно быстрее улучшить ситуацию по данному направлению. Ориентируемся на два показателя: на скорость, с которой изменения можно воплотить, и на эффект, который они должны дать.
_____КАРТА ЕЖЕНЕДЕЛЬНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ_____
Карта еженедельного планирования – совсем другая структура. В ней отражено только то, что требует скорейшего внедрения. Она, как срез под острым углом, указывает на самые болезненные места, которые требуют немедленного улучшения.
Всего карта насчитывает четыре уровня.
1. Проект, то есть зоны, на которые делится ваша жизнь.
2. Направление – часть проекта.
3. Промежуточная цель – точка, достижение которой сильно улучшает ситуацию в этом Направлении.
4. Цель недели – точка, достижение которой сильно приближает достижение Промежуточной цели.
Проектов (зон) старайтесь сделать не больше 7, а направлений в каждом – 7–9. В них может быть одна и только одна Промежуточная цель. Под каждой Промежуточной целью – одна и только одна Цель недели.
Неделя – тот интервал, который дает нам право на ошибку. Гораздо лучше через 7 дней обнаружить, что идешь не туда, и исправиться, чем потратить на это месяц и ощущать сильное разочарование.
_____ВРЕД ПОДРОБНЫХ ПЛАНОВ_____
Мы никогда не обладаем всей полнотой знаний о том, как нужно достигнуть цели. То, что касается будущего, скрыто от нас, появляясь в нашем воображении лишь в своей призрачной сути. Мы не можем увидеть почти ничего, кроме того, что в итоге хотим получить, потому что для создания полной картины потребуется учесть слишком много факторов. Гораздо больше, чем может представить человек и, наверное, суперкомпьютер.
Планы подчиняют наше мышление. Они заковывают его в рамки и настраивают на определенный образ действий. Когда план не срабатывает, это приводит к тому, что мы зависаем. Действительность не совпала с желаемым, мы ощущаем негативные эмоции.
Подробные планы опасны тем, что они не учитывают высокую изменчивость мира.
Вероятность отклонений довольно высока, и она растет тем больше, чем дальше простираются планы. Само собой, она растет тем больше, чем сложнее мы планируем.
Если план, который мы составили, столкнулся с тем, что в реальности произошли изменения, очень вероятно, что он перестанет быть актуальным. И вместо пути к цели окажется тропой бесполезного действия.
Следовательно, если мы собираемся расписать план на нескольких листах, чтобы жить по нему как минимум 3 месяца, а то и год, это не пойдет нам на пользу. Жесткие планы работали, когда изменчивость мира была нулевой или почти нулевой. Сейчас любые изменения приводят к серьезным проблемам. Под большой план зарезервированы ресурсы, сформированы намерения, подготовлены ожидания. Как неприятно будет, если он окажется неактуальным.
Примеры с возвращением домой и попыткой не опоздать на встречу, если сломалась машина, – иллюстрации работы механизма интуитивного планирования. Он отмечает цель, определяет направление, а каждый следующий шаг рождается из предыдущего. Если же заранее загнать себя в рамки, очень вероятно, что возникнут проблемы.
_____АКТУАЛЬНОСТЬ ГЛАВНОЙ ЦЕЛИ_____
Главная цель тоже доступна пересмотру. Каждый раз, проводя обзор, мы должны спросить себя, насколько она все еще желанна и необходима? Не попали ли мы в ловушку своей привычки все завершать? Гораздо лучше вовремя распрощаться с ненужным, чем потратить массу сил и времени, чтобы просто по инерции закончить начатое.
_____ПОЛЕЗНО ПРОРАБОТАТЬ НИЖНИЕ УРОВНИ ПЛАНА, А ШАГИ, КОТОРЫЕ СЛЕДУЮТ ЗА НИМИ - ТОЛЬКО НАМЕТИТЬ_____
Альпинист не думает, что сейчас зацепится именно за те выступы и будет на вершине через полтора часа. Он видит цель и направление. А конкретные действия определяет сиюминутно.
Движение по проектам должно быть точно таким же. Мы знаем Главную цель, определяем Промежуточные и Направление, а вот конкретные действия прописываем только на ближайшее время. И следующий шаг планируем, только после того как забрались на очередной уступ и теперь ищем, куда бы поставить ногу.
В нашем случае Промежуточные цели отражены в проектных интеллект-картах. Они – детали сиюминутного представления о том, как проект должен выглядеть. Каждый раз, когда мы узнаем что-то новое, они могут меняться. Поэтому для личного планирования настолько важен еженедельный обзор. Он помогает двигаться с максимальной осторожностью и как можно эффективнее.
Постоянно оценивая ситуацию, ресурсы и намерения, мы пересматриваем Недельные и Промежуточные цели и стараемся достичь те, что сохранили актуальность, как можно скорее.
_____ЕЖЕГОДНЫЙ И ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЕ ОБЗОРЫ_____
Если еженедельный обзор предназначен для гибкого и безопасного движения к целям, то ежеквартальный и ежегодный нужны для того, чтобы их определить. Они помогают найти «болевые точки» – цели, достижение которых наилучшим образом скажется на неком общем замысле. Этим замыслом может быть годовой, двух-, трех-, пятилетний или более длительный план.
_____ДИАГРАММА ТЕКУЩЕЙ РЕАЛЬНОСТИ. ТЕОРИЯ ОГРАНИЧЕНИЙ ГОЛДРАТТА_____
Обзоры следующего масштаба требуют не только такого же подхода, но и выполнения очень важной процедуры – построения Диаграммы текущей реальности (ДТР), т. е. первого логического инструмента Теории ограничений Элияху Голдратта. Если им не пользоваться, ответ на вопрос «Что предпринять для достижения наилучшего результата?» вы не получите. Следовательно, есть риск распылиться на множество задач без значимого продвижения вперед.
Чтобы познакомиться с Теорией ограничений Голдратта, отсылаю читателя к Уильяму Детмеру и его прекрасной книге, которая так и называется – «Теория ограничений».
_____РЕЖИМ ТАКТИКА И ИСПОЛНИТЕЛЯ_____
Списки дел в элементарном виде облегчают жизнь, потому что помогают не тратить время на размышления, когда что-то пора делать. Мы как бы обретаем две ипостаси: человека разумного и человека исполняющего. Когда мы обозреваем задачи, размышляем над тем, какие Цели недели ставить, мы разумны, мы думаем. За нашими плечами опыт, знания, энергия, личные качества – все, чем обладает наше рациональное начало.
Во время работы разум тратит все силы на то, чтобы хорошо выполнить то или иное дело. Мы как бы отстраняемся и наблюдаем со стороны, как действие начинается без былого сознательного усилия – оно просто происходит. Нам больше не нужно принуждать себя к тому, чтобы приняться за работу.
_____ЧТОБЫ ИСКРЕННЕ ЧЕГО-ТО ХОТЕТЬ, ЭТО ДОЛЖНО ОТВЕЧАТЬ НАШИМ ЦЕННОСТЯМ И УБЕЖДЕНИЯМ_____
_____ЗОЛОТОЙ ЧАС_____
Существует лишь один «полужесткий» совет, который называется «Золотой час». Его суть в следующем.
Первый час работы уделяйте только задачам в таск-менеджере.
Золотой час – время, когда мы можем выполнять сложную работу быстрее, чем в любой другой момент. Поэтому правильнее всего посвятить его тому, что двигает нас вперед, – задачам в таск-менеджере, среди которых есть элементарные действия, отвечающие за развитие.
_____ТЕХНОЛОГИЯ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОГО ОБЗОРА_____
Каждую неделю
• Выберите время, когда вам удобно подвести итоги и сделать еженедельный обзор. Желательно, чтобы это был вечер пятницы.
• Если возможно назначить обзор на определенное время – внесите его в календарь. Если нет – создайте повторяющуюся задачу.
• Откройте карту для еженедельного планирования.
• Откройте таск-менеджер.
• Просматривайте списки дел по проектам и одноименные карты.
• Удаляйте неактуальные цели и задачи.
• Отмечайте в карте еженедельного планирования достигнутые цели выполненными и складывайте их в веточку «Сделано» (очень полезно для того, чтобы иметь правильную самооценку).
• Определите в карте еженедельного планирования новые Цели недели (или Стратегические цели, если они достигнуты). Пользуйтесь для этого картами проектов.
• Занесите в таск-менеджер элементарные действия, направленные на достижение Целей недели, назначьте им даты (если необходимо, то и время) начала.
• Сохраните и закройте карту еженедельного планирования.
_____КОММУНИКАЦИЯ_____
Получайте обратную связь как можно быстрее. Если можно позвонить (или просто поговорить) – НЕ ПИШИТЕ!
_____МЕТОДИКА "СВЕТОФОР" ДЛЯ РЕГУЛЯЦИИ ОБЩЕНИЯ ПРИ РАБОТЕ_____
Чтобы помочь коллегам держать себя в руках и не отвлекать дружеским общением и «срочными» вопросами, давно придумана простая методика под названием «Светофор». Она заключается в том, что вы идете в канцелярский магазин и покупаете там красные, желтые и зеленые стикеры. Затем приносите их на работу и договариваетесь с окружающими: если на двери или на заднике монитора (или другом видном месте) висит красный стикер, значит, вы очень заняты и никого не хотите слушать. Вообще никого, даже по срочным вопросам. Тревожить вас можно, только если начнется пожар. Да и то, лишь аккуратно вынося из офиса вместе с компьютером, причем так, чтобы это не мешало вам работать. Желтый стикер означает, что беспокоить вас могут только по срочным вопросам. Зеленый – вы открыты для любого общения.
Тот же принцип работает в обратном направлении. Когда вам несут документы или шлют письма, красный код означает, что ответ требуется в течение десятков минут. Желтый – в течение нескольких часов. Зеленый – в течение нескольких дней. Само собой, система кодов должна быть согласована с бизнес-процессами и доведена до всех сотрудников. Она должна отражать реальную срочность реакции, а не желаемую.
_____ПРОВЕРКА ВОВЛЕКАЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ ПРИ ОТКЛАДЫВАНИИ ЗАДАЧИ_____
Первое, на что нужно обратить внимание, если мы не начинаем задачу второй день, – правильно ли определено вовлекающее действие. Не пропустили ли мы какие-то шаги, без которых невозможно начать двигаться?
_____РЕШЕНИЕ ТВОРЧЕСКИХ ЗАДАЧ. ВОВЛЕКАЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ - ПРОСМОТР ИНФЫ ПО ТЕМЕ_____
Если нужно решить творческую задачу (неважно, какую: написать статью, план презентации, сделать дизайн-макет или скреативить нестандартный план), единственный способ, который работает, – использовать действие, вовлекающее в чтение, просмотр или прослушивание информации по теме.
сентябрь 2015
